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事でミスをしてしまったこと、ありますよね？「こんな仕事自分に合わない」「だから自分はだめなんだ」「あの上司怒りすぎなんだよ！」と様々な思いがあるでしょう。そんなあなたが少しでも仕事のミスを減らせるよう、今回は仕事のミスを確実に減らす方法をお教えします。
仕事でミスをしない人はいない
仕事でのミスは自分だけでなく、社内の人間、取引先の人間、顧客など、多くの関係者に迷惑をかけ影響が生じてしまいますよね。今まで1度も間違ったことをしたことがない人は、いないのではないでしょうか？もちろん始めたばかりで慣れない仕事、急にやらなくてはならなくなった仕事、いつもやっていて仕事も慣れているはずなのに・・・と、ミスは誰でもしてしまいがち。でもそんなミスをどうしたらなくせるのか、解決策を紹介します。まずはどんな人が仕事でミスをしやすいのか特徴をあげていきます。
仕事でミスをしやすい人の特徴
誰でもミスをすることはあると言っても、ミスが多い人と少ない人ははっきりわかれるのではないでしょうか。では、仕事でミスをしやすい人にはどのような特徴があるのか、共通点をお教えします。
仕事でミスする人の特徴1.仕事の前後に確認作業をしない
1つの業務に取り掛かる際、これから自分が何をすべきなのか、何をしていてどのような状況にあるのか、仕事をする前と終えた後に客観的に状況を把握することが大切です。あれもこれもと思い、同時に色々なことを始めてしまうと必ずミスは起きるのです。一度落ち着いて、仕事の量や内容を確認をすると案外ケアレスミスや間違いに気づくこともあります。
仕事でミスする人の特徴2.メモを取らない
新しいことを教わったときや業務指示があった際にメモを取るのは当たり前といってもよいでしょう。頭の中にすべて入れられる人なんて、ほとんどいません。また、その場で覚え理解したと思っていても、時間が経つと記憶が曖昧になったり自信がなくなり、手順などを忘れてしまうことだってあります。まずがメモを取ることは前提ですが、メモの取り方にも気をつけたいところ。情報量が多い中、それを確実に全て聞き取り、きれいにメモを取るのはなかなか難しいです。しかしながら、後で読み返してもわかるように見える字で心掛けましょう。もし指示者の説明が速すぎてわからないことがあれば、思い切って「もう少しゆっくり」「もう一度お願いします」と伝えてみてください。わからないことを聞くことは何も恥ずかしいことではありません。誰しもが最初は初心者。疑問が新鮮なうちに解決しておくことが大切です。わからないまま進み、あとで何回も聞くより印象もよいでしょう。
仕事でミスする人の特徴3.整理整頓が苦手
仕事ができる人やミスが少ない人は、身の回りがきちんと整理整頓されていることがほとんどです。逆に、ミスが目立つ人はデスクの上や引き出しの中、かばんの中なども物が散乱しグチャグチャになっていることが多いのです。身辺を整理しておくことは、不要なものは処分し選択肢がわかりやすく、必要なときにサッと情報を引き出せることにつながります。自分の頭の中の整理にもなり、正しい情報と誤った情報の区別にも役立つはずです。まずは、デスクの上の不要な資料や古い情報を整理し、すぐ使いたい資料や道具は目立つ場所に置いておき、すぐに対応できるよう準備しておくとよいでしょう。もちろん誤情報や不要なメモなどは処分してもよいですが、あとで参考になる古い資料は時に貴重な財産になる場合があります。捨てるのではなく別のファイルに保管するなどしておきましょう。
仕事でミスする人の特徴4.集中すべき時に集中できていない
慣れた仕事と言っても、ちょっとした不注意でミスは起こってしまうもの。気が緩み集中すべきときに集中ができていないことも原因です。毎日同じ作業の繰り返しで惰性で仕事をしていませんか？集中すべきときに集中をしなければ、生産性が下がってしまいます。気持ちのメリハリ、仕事のメリハリがつけられていない人は仕事でのミスも多いですね。
仕事でミスする人の特徴5.視野が狭く、物事の全体像が把握できない
前述でもあるように、仕事の前後で確認作業をしたり、自分が今何をすべきか、周りはどのような状況にあるのかを把握することはミスを防ぐために重要です。必死になりすぎたり焦って周りが見えなくなってしまうこともありますが、そうすると全体像を把握できずあとで重大な過失に気づくことにもなりかねません。まずは、ひと呼吸。落ち着いて、声に出して１つずつチェックしてみましょう。また、案外周りの仲間が気づいて助言やフォローをしてくれることもあるかもしれません。
仕事でミスする人の特徴6.寝不足が続き、生活習慣が乱れている
人間は一生で一番睡眠時間が長いといわれているほど、睡眠は重要な生理現象ですね。その睡眠時間には、疲れをとることはもちろん、脳で記憶の整理もしているのです。また寝不足が続くときは生活習慣が乱れていることが多いです。疲れているのに無理して残業をしたり会社の飲み会に参加しないように気をつけましょう。自分の管理くらい自分でやらなければいけません。
7.休憩なく連続で働いている時
長時間の労働は体力的にも精神的にも負担がきます。そんなときも集中力が欠け、ミスが起こりがち。ひと呼吸を入れ、お茶やコーヒーを飲んだり、ミント系のお菓子を食べたり、仮眠を取ったり、自分なりのリフレッシュ方法を決めて一度休憩タイムを設けましょう。少しは体が軽くなり、気持ちもスッキリするはずです。モチベーションを切り替えてまた取り組むこと
8.自分の能力以上の仕事を抱えてしまう
いつもより臨時の業務が増えたり、先が見えないとやる気が失せたり、時間が足りないと焦ってしまこともありますよね。「このくらいでいいか」と重要なチェックポイントを飛ばしてしまうと、ミスが多くなってしまいます。仕事量が多くなったときは、大抵の人は冷静な気持ちを忘れています。
9.休日明けで仕事の勘が掴めない
お正月やGW、夏休みなど、連休が続くと仕事の勘が鈍り、いつもより時間がかかったり、間違ってしまうことがあります。毎日同じペースで仕事をしていたのに休みがちょっとでも増えた瞬間、自分のルーティンを忘れてしまうものです。前述でもあるように、仕事の前後に確認作業をすることが大切になってきますね。
仕事でのミスを減らすための対処法
さて、ミスが多い人の特徴やミスを起こしやすい状況はわかったと思います。ミスは無いほうがよいのは当たり前！すべてを防ぐことができないかもしれませんが、少しでもミスを減らす努力や習慣をつくることはできます。そのために、あなたが何をすべきか、どうすればよいのかを見ていきましょう。
1.出勤時と退勤前は仕事のスペースを整理整頓する
整理整頓は情報整理と気持ちの切り替えにも重要だと説明しました。常に整理整頓されている状態を保つことが望ましいですが、忙しいときはつい散乱してしまいがち。そんな時は、出勤したときと退勤前には整理整頓するよう心がけましょう。元あった場所に戻す、これから必要なものを出す、昨日のものはしまうなど最低限自分のなかでルールを決めて、毎日整理整頓を心がけましょう。
2.メモを取るためのノートとペンを持ち歩く
デスクの整理整頓、そしてバッグの中や持ち物もスッキリまとめておくことも大切です。とっさの時にも対応ができるようノートとペンは持ち歩きましょう。最近はスマホやタブレットなどでメモをとることもできますが、デジタル機器を使うのにはふさわしくない場所もあるかもしれませんので、アナログでもノートとペンは必須ですね。紙とペンなら、同僚や顧客にサッと貸すこともでき、スマートな行動が取れますよ。とくに40代以降の上司になると、勤務中にスマホを出しただけで嫌な顔をする方も多いのが現状です。周囲にあわせてメモの道具は使い分けましょう。
3.仕事のやり方をもう一度確認する
みなさんは自分流の「仕事のやり方」は持っていますか？同じ仕事内容でもひとそれぞれ手順や時間配分などが異なると思います。早く仕事を覚え慣れるためには、まず自分なりの軸を持つことが大事です。ミスを防ぐためにも、決まった手順で進め確認していくことで、チャックポイントの定着とスムーズな対応ができます。また、どこで間違いやすいのか、どんなところで詰まってしまうのか、課題点も明確化されます。簡単なメモ程度のマニュアルを作ることもミスを防ぐ良い手法だと思いまづ。
4.ミスは隠さず報告し、今後の対策を検討する
注意していたけど、実際にミスが起こってしまったら・・・まずがすぐに報告しましょう！自分の責任だと思い言い出すのは怖いもの。どうにかごまかそう、どうにかミスを隠して乗り切ろうなんて考えてはいけません。そのあなたの小さな判断で、多くの人が迷惑を被る可能性があるのです。
しかし、仕事でのミスは自分だけのものではありませんね。もちろん上司、会社全体が責任を取ることにもなりかねませんし、取引先や顧客にも影響が出てしまいます。信用をなくさないためにも早い報告と早い解決が何よりも優先です。
5.ミスをしても自己嫌悪に陥らないようにする
ミスが起きたり続くと誰だって落ち込みます。「なんて自分はダメなんだ」「向いていないんじゃないか」「もう他のひとに任せよう」と自己嫌悪に陥ってしまいがち。しかし、そんな気持ちを引きずりながら仕事を続けると、さらなるミスを生んでしまうかもしれません・・・。ミスを減らす努力はしつつ、「それでも人間だ、誰にでもミスはある」「次では気をつけよう、取り戻そう！」とまずは自分を奮い立たせて、前向きになることが非常に重要です。
仕事でのミスが怖くて辞めたい…そう感じてしまったら
もう毎日ミスばっかり・・・この仕事は合わないから辞めたい。そこまで追い詰められることもあると思います。いつまでも一人で悩んでいても答えを出すのは難しいでしょう。では、そう思ってしまった時はどうしたらよいのでしょうか？
先輩や上司に話を聞いてもらう
まずは、自分ひとりで抱え込まず、身近にいる先輩や上司に相談してみましょう。同じ職場で働く者同士、わかる話もありますし、もしかしたら同じような経験をしてきたかもしれません。アドバイスをもらったり、フォローをしてくれることもあるでしょう。打ち明けるのにはちょっと勇気がいりますが、思い切って相談することで環境を見直したり、今後の改善に繋がるかもしれません。また、ミスの原因があなた個人ではなく、チームや会社が原因ということも大いにありえるでしょう。あまりネガティブに考えずに周りの方にまずは相談しましょう。
ミスは誰にも起こることだと考えるようにする
失敗ばかりしていると落ち込んだり、メンバーから外されるのではないか、クビになるのではないか、と不安になりますよね。しかも落ち込んだ態度がさらに状況を悪くしたり、集中力を欠きミスが起きる可能性もあります。もう「ミスは全員に絶対に起きることだ」と思うようにしましょう。もちろん、反省したり改善するべく努力することは前提ですよ！次につなげるために何ができるか、今回はこうだったから次はこうしようと意識をしっかり持ち、行動にも表すこと周りの評価につながり、重要です。
失敗したことで学べたことがあると考える
誰でも最初は新人！やったことがないことを最初からパーフェクトでこなせる人間なんて、一人としていないのです。時代も変われば、仕事も変わる。仕事も変われば方法も変わりますよね。失敗したことで省みて、その体験が次の現場で生かされる 成功ばかりの人間はそういませんよ。みんな何かしらの失敗はして、そこから生まれる新しい考え方や気持ちを糧に生きています。
好きなことでリフレッシュ！落ち込む気持ちを早めに切り替える
それでも落ち込んで気持ちが晴れないときは、思い切って発散させましょう！好きなことをして楽しいと思う気持ちを高め、笑顔になりましょう。平日のうちから、土日はどこに行こうか、何をしようかなど具体的にリフレッシュの計画をたてて、早い段階で気持ちを切り替えたほうがよいです。
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仕事のミスは自分を成長させてくれると前向きに考えよう
何度も言いますが、ミスをしない人はこの世にいません。そして、他の誰かがミスをするところをあなたが救い、代わりに怒られたのです。だからと言って自分を甘やかしてもだめです。できるだけミスを減らしていくことの努力と、可能な限りミス防ぐための習慣をつくることが重要です。
ミスはマイナスなことだけではないのです。あなたをここまで成長させてくれたのは誰でしょう。それは、ミスから学びを得たあなた自身です。前向きにひたむきにミスを減らし、今後の仕事をよりよいものにしましょう。